Nếu bạn làm việc ở một công ty của Nhật thì đây là những kiến thức cần thiết bạn nên biết về lễ nghi trong kinh doanh ở Nhật. Khi bạn không nắm rõ những kiến thức thông thường trong kinh doanh này thì sẽ để lại ấn tượng không tốt với đối phương hoặc có thể gây xuất hiện những ảnh hưởng trong công việc. Đặc biệt, điều phải chú ý khi ở Nhật chính là đối ứng với việc trao đổi danh thiếp và việc đi muộn. Dưới đây là tóm tắt những điều nên chú ý khi đối ứng với 2 trường hợp trên.
Chuẩn bị trước để có thể trao đổi ngay danh thiếp
Đối với người lần đầu tiên gặp thì việc quan trọng nhất khi gặp mặt chính là trao đổi danh thiếp. Để có thể nhanh chóng đưa ra danh thiếp khi gặp đối phương, thì cần chuẩn bị sẵn đồ đựng danh thiếp trong khi đi qua phòng họp, hoặc chuẩn bị trước khi đi đến phòng họp nơi có các vị khách đã đến công ty đang đợi.
Nếu không thể chuẩn bị thì khi đối phương đưa danh thiếp ra bạn sẽ phải mất thời gian tìm danh thiếp của mình. Trao đổi danh thiếp không chỉ đơn giản là việc trao đổi cho xong. Khi trao đổi danh thiếp, phải cầm danh thiếp bằng hai tay, danh thiếp phải được để về hướng với đối phương để đối phương có thể thể đọc được khi nhận, khi đó phải cầm đưa danh thiếp sao cho tương ứng với độ cao của ngực.
Thêm nữa, việc trao đổi danh thiếp còn được thực hiện ngay tại lúc hai bên cùng giới thiệu bản thân. Không chỉ đơn giản là đưa danh thiếp mà khi đưa phải kèm theo giới thiệu bản thân, ví dụ như 「 Tôi là Trang nhân viên của công ty ポケット」. Danh thiếp dùng để trao đổi không được lược bỏ tên công ty hay chức vụ và tên của mình, dùng những danh thiếp có đầy đủ thông tin trên chính là quy tắc.
Khi danh thiếp của đối phương có vị trí thấp hơn mình
Trong khi cùng đưa danh thiếp ra để trao với đối phương cũng cần có những chú ý sau. Vị trí của danh thiếp đối với người bán (người cấp dưới) khi trao phải để thấp hơn so với người mua ( người có vị trí cao hơn). Nếu như trường hợp người có chức vụ cao hơn đưa danh thiếp ra trước ở vị trí thấp tầm bụng thì bạn phải đưa lại danh thiếp ở vị trí thấp hơn.
Đầu tiên, dùng tay trái để nhận danh thiếp. Giống như vậy, vì đối phương cũng dùng tay trái để nhận nên sau khi đối phương cầm danh thiếp rồi thì bắt đầu rời tay phải, cuối dùng 2 tay để cầm danh thiếp của đối phương.
Quy tắc khi nhận danh thiếp
Không được im lặng khi nhận danh thiếp mà vừa trao đổi danh thiếp vừa nói rằng 「ちょうだいいたします」hoặc「ちょうだいします」 ( hai từ này đều có nghĩa là xin phép nhận). Ngoài ra, khi nhận danh thiếp cũng chú ý cầm sao cho ngón tay không che mất tên, tên công ty, logo công ty hay địa chỉ,… được in trong danh thiếp của đối phương.
Trong trường hợp sau khi trao xong vẫn tiếp tục cuộc họp hoặc trao đổi thì quy tắc là không cất danh thiếp vào đồ đựng danh thiếp mà xếp lại trên bàn. Nếu trường hợp nhận nhiều danh thiếp cùng một lúc thì xếp danh thiếp theo thứ tự ngồi của đối phương.
Thời điểm cất danh thiếp thích hợp nhất là khi đối phương ( người cấp trên) cất trước sau đó đến lượt mình cũng làm vậy. Vì vậy, sau khi kết thúc buổi trao đổi, nếu đối phương không cất danh thiếp đi trước thì bạn cũng phải để nguyên danh thiếp như vậy trên bàn.
Liên lạc khi đi muộn
Trong kinh doanh thì việc đến đúng với giờ đã hẹn trước là điều quan trọng. Hãy cố gắng đến sớm hơn so với giờ hẹn và khi đến nơi rồi hãy liên lạc với đối phương. Nếu trường hợp bạn đến muộn thì hãy trực tiếp liên lạc và truyền đạt lại cho đối phương.
Khi phải đi ra ngoài công ty nhưng bị gặp tai nạn hoặc sức khỏe không tốt, với trường hợp không thể hủy được mà đến muộn thì cần phải báo lại với cấp trên trước khi bắt đầu. Nếu như không thể liên lạc được với cấp trên thì nhờ đồng nghiệp nhắn lại giúp, nhưng nếu có thể hãy cố gắng tự mình truyền đạt trực tiếp nhé.
So với việc không nói gì mà chậm 5 phút, thì dù bạn có chậm 10 phút mà có liên lạc trước thì ấn tượng đối với đối phương lúc nào cũng tốt hơn. Chỉ nhờ đồng nghiệp nhắn lại hoặc viết lại lời nhắn vào giấy hoặc bảng là cách liên lạc thiếu tôn trọng.
Khi liên lạc cần nói rõ lí do đi muộn và thời gian muộn là bao nhiêu. Nếu bạn đi muộn do lỗi ngủ quên thì không cần giải thích chi tiết lí do. Quan trọng hơn thế là phải cho đối phương thấy rằng bạn “Sẽ cố gắng đến sớm nhất trong khả năng có thể”.
Vì bạn muốn đến sớm một chút mà lỡ muốn báo với đối phương sớm về giờ đến của mình. Tuy nhiên, do tàu chậm hoặc một sự cố nào đó mà bạn không biết trước được thì nên thông báo muộn một chút về giờ đến sẽ tốt hơn. Nếu bạn đến muộn hơn giờ bạn đến như đã thông báo trước đó thì bạn sẽ để lại ấn tượng không tốt với đối phương mất rồi.
Nếu do việc đến muộn mà không kịp những dự định được giao, có khả năng gây rắc rối tới công việc thì cần giải thích, báo cáo lại với đồng nghiệp hoặc cấp trên và chuyển giao lại công việc. Nếu như mà ngại không dám nói hết sự tình thì kết quả là gây rắc rối rất nhiều cho công ty.
Ví dụ về cách truyền đạt lại bằng tin nhắn
Dưới đây là những ví dụ về cách truyền đạt lại khi đến muộn trong các trường hợp khác nhau.
Đi muộn thì tàu chậm
Khi tàu bị chậm vì gặp sự cố hãy truyền đạt lại với cấp trên như sau 「途中の駅で車両故障があり、電車が遅れています。30分ほど出社が遅れそうです。ご迷惑をおかけしまいますが、よろしくお願いします」. Điều quan trọng khi nhắn tin là thông báo thời gian chậm trễ, nếu trường hợp mà tàu có vẻ chậm hơn so với thời gian dự đoán thì cần phải liên lạc lại một lần nữa.
Khi sức khỏe không tốt
Truyền đạt lại tình trạng khi sức khỏe không tốt, ví dụ như trường hợp bạn bị cảm 「風邪を引いたようなので、病院に寄ってから出社させていただきます。お昼までに出社いたします」. Có nhiều khi bệnh viện đông dẫn tới việc phải chờ khám, khi ấy, hãy báo dư thời gian ra một chút nhé.
Trường hợp đi muộn vì ngủ quên thì không cần phải truyền đạt lại chi tiết lí do mà làm sao cho đối phương thấy được tâm trạng vội vã của mình là đủ. Ví dụ nhắn tin như sau 「申し訳ございません。家を出るのが遅くなってしまいました。急いで向かいますので、10時までには出社します」
Tổng kết
Dù là những quy tắc ứng xử trong kinh doanh, nhưng việc đối ứng với tình huống đi muộn hoặc trao đổi danh thiếp là những quy tắc Comitomo muốn các bạn biết như là tập quán của người Nhật. Khi hiểu rõ và biết cách đối ứng khi gặp hai điều trên thì sẽ nhận được sự tin tưởng cao như “ Yên tâm khi làm việc cùng” hoặc “Là người có trách nhiệm cao”. Vì vậy hãy cố gắng ghi nhớ điều này nhé.
