日本の会社で働くなら知っておきたいのがビジネスマナーです。ビジネスの常識を理解していないと相手によくない印象を与えることになり、仕事にまで影響が出てしまうかもしれません。特に、日本で気を付けなければいけない、名刺交換と遅刻しそうになった時の対応について注意点をまとめました。
名刺はすぐ取り出せるように
初対面の相手と顔合わせをするときに大切なのが、名刺交換です。相手に会ったときにすぐ差し出せるよう、名刺入れは、営業先で会議室に通された際、あるいは来社したお客様のいる会議室に向かう前から、準備しておきましょう。
準備ができていないと相手が名刺を差し出しているにも関わらず、自分の名刺を探すことになりかねません。名刺は渡せばいいというものではありません。名刺は両手で持ち、名刺の向きは相手に合わせて差し出します。そのとき、ちょうど胸の高さにくるようにします。
また、名刺交換はお互いを自己紹介する場でもあります。単に名刺を交換するだけでなく、「株式会社ポケットのチャンと申します」と、必ず名乗るようにしましょう。社名や部署、名前を略さずに、しっかりと名乗るのがマナーです。
相手の名刺の位置が低いとき
お互いに名刺を差し出す際、注意すべきことがあります。名刺の位置が、売り手（目下）のほうが、買い手（目上）が差し出すよりも、少し下に差し出すのがマナーなのです。もし目上の方が先に、腹くらいの低い位置に名刺を差し出した場合、さらに少し低い位置に名刺を差し出します。
名刺を受け取るときは、左手でまず受けます。相手も同じように左手で受け取りにきますので、相手が片手で名刺を掴んだら右手を離し、相手の名刺を両手で持ちます。
受け取るときのマナー
名刺は無言で受け取らず「頂戴いたします」または「頂戴します」と言いながら交換します。受け取る時に、相手の名刺に記載されている名前や社名、住所などにできるだけ指がかからないようにします。社名などロゴマークにも、指が触れないよう注意しましょう。
そのまま打ち合わせや商談をする場合は、名刺は名刺入れにしまわず机の上に並べるのがマナーです。複数貰った場合は、相手の座る順番に合わせて並べるようにします。
名刺入れにしまうタイミングは相手（目上）が名刺をしまってから、自分もしまうのがマナーです。そのため、商談などが終わって机の上に並べて置いてある名刺も、基本的には相手がしまうまでそのままにしておきます。
遅れるなら連絡を
ビジネスで約束の時間に遅れないことはとても大切です。なるべく待ち合わせの時間より早めに着くようにし、余裕を持って先方に到着の連絡をしましょう。もし遅刻をする場合は直接連絡して伝えるようにします。
出社するときにアクシデントや体調不良などで、やむを得ず遅刻する場合、必ず始業前に上司に連絡しましょう。どうしても上司に連絡がつかない時は、第三者に伝言を頼みますが、できれば直接伝えるようにしましょう。
何も言わずに5分遅刻するよりは、10分遅刻したとしても連絡したが印象はよくなります。同僚に頼んだり、ボードへ記入してもらったりするだけでは、連絡が十分ではありません。
連絡を入れる場合は、遅刻の理由、到着予定時間を伝えます。もし寝坊など、自分のミスが原因であれば、詳しく理由を説明する必要がありません。それより、「できる限り急いで向かいます」と急ぐ姿勢を見せることが大切です。
「少しでも早く着きたい」という気持ちから、つい到着時間を早めに伝えたくなってしまいます。しかし、電車の遅れなど、何が起こるかわからないので、やや遅めに伝えておいたほうが安心です。自分で申告した到着予定時間より遅れると、さらに遅刻したような印象になってしまいます。
もし、遅刻によって予定していたことが間に合わなくなるなど、業務に支障をきたす可能性がある場合は、同僚もしくは上司に内容を説明し、きちんと引継ぎをします。そこで遠慮して何も言わずにいると、結果として迷惑がかかります。
メッセージの伝え方の例
ここで、遅刻の連絡をするときに、ケース別にメッセージの伝え方の例を紹介しましょう。
電車で遅れたとき
電車が遅れたときはこのように伝えます。「途中の駅で車両故障があり、電車が遅れています。30分ほど出社が遅れそうです。ご迷惑をおかけしまいますが、よろしくお願いします」。ここで大切なことは、どれくらい遅れそうなのかという見通しを伝えることです。予定より時間がかかりそうな時は、再度連絡を入れましょう。
体調が悪いとき
体調が悪い時は状況を伝えます。「風邪を引いたようなので、病院に寄ってから出社させていただきます。お昼までに出社いたします」。病院が混んでいると時間がかかるときがありますので、時間は余裕を持って伝えるようにしましょう。
寝坊した時、そのまま伝える必要はありません。「申し訳ございません。家を出るのが遅くなってしまいました。急いで向かいますので、10時までには出社します」。急いでいるという気持ちが伝われば十分です。
まとめ
ビジネスマナーの中でも、日本での習慣として知っておきたいのは名刺交換と、遅刻をしたときの対応です。このふたつを理解して、しっかり行動できると、「一緒に仕事をするのに安心」あるいは「責任感が強い」というふうに、信頼度が高まりますので、ぜひ頭に入れておきましょう。
